قد يخطر ببالك عند قراءة العنوان أنك امام مقال يتحدث عن الفوائد الصحية للتحول من الصيغة الورقية إلى الإلكترونية في مجال الإيصالات حرصاً على تفادي أسباب انتشار عدوى الكورونا، لكن الأمر يحمل في طياته فوائد لا تحصى لمطعمك ولعلاقاتك مع شركائك التجاريين من موردين وسواهم وكذلك لعملائك الذين يحرصون على زيارة مطعمك للاستمتاع بالمذاق الشهي والأجواء الرائعة.
وحتى إذا تناولنا الموضوع من منظور بيئي، فسوف تدهشك الأرقام إذا علمت أن هذه القصاصات الورقية الصغيرة تتسبب في بلد مثل الولايات المتحدة في إزالة أكثر من عشرة ملايين شجرة سنوياً، عدا عن أطنان النفايات الناتجة عنها وانبعاثات غاز ثاني أكسيد الكربون الضار بالغلاف الجوي. فما هو السر في هذه الإيصالات الإلكترونية التي سبقت شركة آبل العالم إليها قبل عقد ونصف عقد من الزمن؟
لا أحد يتردد في توفير المال أو تطوير دورة العمل في متجره إذا كان ذلك ممكناً، لكن قد تمنعه صعوبة التطبيق وتكاليفه أو عدم استعداد الجمهور لهذا الأسلوب الجديد في التعامل. فإذا كنت صاحب مطعم وتستخدم نظاماً لإدارة العمليات أو حتى أجهزة نقاط بيع حديثة فستكون قد قطعت أكثر من نصف الطريق نحو استكمال أتمتة إجراءات الدفع والفوترة، إذ توجد الآن العديد من الشركات التي تقدم حلولاً سهلة وفعالة لدمج الإيصالات الإلكترونية ضمن نظامك الحالي وبتكاليف تسترد قيمتها خلال فترة قصيرة جداً مقارنة بما ستدفعه سنوياً لشراء الورق والحبر اللازم لطباعة إيصالاتك الإلكترونية
كما أنها ستكون فرصة جديدة أمام شركائك التجاريين من موردين وشركات توصيل وسواهم للارتقاء بعلاقتك بهم عبر أسلوب متطور يمنحهم الميزات التالية
١. إيصال فوري يصل إلى الشخص المناسب خلال لحظات: إذ لن تكون هناك حاجة لتسليم الأوراق لمندوب هذه الشركة أو تلك ليقوم بدوره بتسليمها إلى المحاسبة عند عودته إلى مقره أو في اليوم التالي
٢. إيصال غير قابل للضياع: لأن نسخته الإلكترونية ستصل إلى نظام الشخص المعني بشكل تلقائي ويكون قادراً على استرجاعها من السحابة متى شاء، كما يمكنه طلب إعادة إرسالها من المصدر دون أي إشكال
٣. إيصال لا يحتاج إلى مساحة تخزين مكتبية: وسيصبح تراكم الإيصالات وما شابهها وضرورات تنسيقها مكتبياً جزءاً من الماضي
إيصال تحتفظ به على الدوام: فلن تضطر إلى إجراء عمليات إتلاف إيصالات كل عام أو عامين وستكسب استدامة بيانات مطعمك بما يمكنك من دراسة نمو أعمالك والتخطيط لها بأسلوب أفضل
٤. إيصال غير قابل للتزوير بعد صدوره: إذ لن تقع أي أوراق في أيد غير أمينة تحاول العبث فيها أو تغيير تفاصيلها قبل وصولها إلى الشخص المعني بها
٥. إيصال يحد من فرص الاحتيال: فالتعامل بكميات كبيرة مع الموردين والشركاء قد يغري بعض الأطراف الوسيطة على التفاوض مع طالب الخدمة لإدخال معلومات إيصال غير حقيقية بأسعار مفبركة، وهو أمر غير متاح مع الإيصالات الإلكترونية
٦. إيصال يعزز العلاقة وينميها: فتدوين تفاصيل التعاملات التي تنجزها مع مختلف مقدمي الخدمة لاستصدار إيصالات إلكترونية سيفتح لك باباً جديداً من الشراكات الناجحة من خلال معرفة أكثرهم كفاءة وأحسنهم سعراً بما يسهل عمل برامج ولاء مخصصة تعزز من علاقاتك معهم وتسهم في نجاح مطعمك في نهاية المطاف
أما فيما يخص مرتادي مطعمك وزواره، فإن اعتماد الإيصالات الإلكترونية سيسمح بتوسيع علاقتك بهم ودوامها على نحو كبير يتجاوز ما يمكن للإيصال الورقي عمله، وهو موضوع هام سنتناوله في مقال آخر لشرح مختلف جوانبه
وختاماً، فإن نجاح أي مطعم مرتبط بنجاح تعاملاته مع شركائه التجاريين وعملائه المباشرين. وهو أمر صار تحقيقه متاحاً أكثر من أي وقت مضى باستخدام التقنيات الحديثة التي سمحت بالاستغناء عن كثير من الإجراءات الورقية بأخرى رقمية كما هو الحال في الإيصالات الإلكترونية