مقدمة حول أنظمة إدارة مخزون المطاعم

أسوأ ما قد يحدث في أي مطعم هو نفاد المكونات الأساسية أو تكدسها بكميات تفوق الحاجة. لهذا السبب، تُعد أنظمة إدارة مخزون المطاعم الركيزة الأساسية لكل مطعم، وبدونها، قد تحدث كوارث لا تُحمد عقباها. ولكن ما هي إدارة مخزون المطاعم؟

ببساطة، إدارة مخزون المطاعم هي عملية تتبع كل صنف لتحديد الكمية المتبقية منه وإعادة شرائه مجدداً في الوقت المناسب لتلبية الطلب. يساعدك الحفاظ على متابعة دقيقة لمخزونك في ضمان توفر المكونات الأساسية أثناء الخدمة وتقليل هدر الطعام الناتج عن التخزين الزائد. علاوة على ذلك، يمكن أن يساهم في زيادة أرباحك بنسبة قد تصل إلى 20% إذا التزمت بتطبيقه بانتظام.

في هذا المقال، سوف نستعرض أنواع إدارة المخزون، فوائدها، وأفضل الممارسات لتطبيقها بفعالية.

أنواع إدارة مخزون المطاعم

1- النظام اليدوي

 إدارة مخزون المطاعم يدويًا تعد خيارًا مثاليًا للشركات الناشئة والمطاعم الصغيرة، نظرًا لانخفاض تكاليف تنفيذه وسهولة تعلمه. ومع ذلك، فهو يستغرق وقتًا طويلاً ويكون أكثر عرضة للأخطاء، مما قد يؤدي إلى خسائر كبيرة على المدى الطويل. فالسجلات غير الدقيقة للمخزون قد تتسبب في زيادة هدر الطعام واتخاذ قرارات خاطئة بشأن التنبؤ بالطلب والتسعير.

ما هي الطرق اليدوية؟

• طريقة القلم والورقة: تعتمد هذه الطريقة على استخدام القلم والورقة لتتبع بيانات المخزون بطريقة shelf-to-sheet، حيث تتضمن الورقة كل عنصر مع التفاصيل ذات الصلة، مثل رموز المنتجات الموحدة (UPCs)، والموردين، ووحدات القياس، والتكاليف، والكميات. كما يجب تحديث الورقة في كل مرة يتم فيها إضافة أو إزالة عنصر من المخزون.
• طريقة البطاقات: يتم تخصيص بطاقة لكل مجموعة من العناصر، تحتوي على جميع المعلومات اللازمة. تُحفظ كل بطاقة مع مجموعة العناصر الخاصة بها في منطقة التخزين، وكل ما عليك فعله هو تعديل الكمية المدرجة على البطاقة بإضافة أو طرح أي تغييرات تحدث عند دخول أو خروج العناصر.
• طريقة جداول البيانات: تعتمد هذه الطريقة على إصدار رقمي لطريقة القلم والورقة، لكنها لا تزال تُعتبر يدوية لأنك بحاجة إلى إدخال البيانات بنفسك. تتيح لك تقنيات مثل Google Sheets وNumbers وExcel حفظ بياناتك بشكل أكثر أمانًا ومشاركتها بسهولة مع الموظفين. 

2- النظام الآلي

على الرغم من أن الأنظمة الآلية قد تتطلب استثمارًا أوليًا مرتفعًا، إلا أنها أثبتت فعاليتها من حيث التكلفة على المدى الطويل.

لماذا؟

أولاً لأنها تقلل تكاليف العمالة أو بمعنى آخر تمكن الموظفين من التركيز على المهام المربحة، ثانيا لأنها توفر رؤى دقيقة تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل وتطبيق استراتيجيات أكثر ربحية. أخيراً، هي تقلل الأخطاء البشرية التي قد تؤثر سلبًا على الأرباح.

ما هي الطرق الآلية؟

• برنامج إدارة مخزون المطاعم:

  يمكن أن يكون برنامج إدارة المخزون مستقلًا أو مدمجًا داخل نظام نقاط البيع متعدد الاستخدامات، مثل حل نقاط البيع الشامل من فودكس. ورغم أنه يتطلب إدخال البيانات يدويًا، إلا أنه يقوم بالعمليات الحسابية اللازمة لتحديد المخزون المتبقي وقياس الأداء.
  يتميز هذا الحل بكونه مبرمجًا مسبقًا بمعادلات جاهزة، مما يريحك من إعدادها بنفسك أو القلق بشأن فقدانها أو حذفها. كما أنه يوفر تحليلات دقيقة من خلال التقارير المدمجة، مما يوفر وقتك ويسهل عليك اتخاذ القرارات. 

• طريقة معادلات جداول البيانات:
  تعتمد هذه الطريقة على استخدام الجداول لجمع البيانات وإجراء الحسابات تلقائيًا من خلال المعادلات التي تقوم بتحديدها. وهي تقلل من الأخطاء البشرية وتوفر الوقت، حيث لا تحتاج إلى إجراء الحسابات يدويًا. 
• طريقة الباركود:
  تعتمد هذه الطريقة على إرفاق باركود بكل عنصر ومسحه باستخدام جهاز محمول. بمجرد المسح، تتم مزامنة البيانات تلقائيًا مع برنامج إدارة المخزون في الزمن الحقيقي. والعديد من أنظمة إدارة المخزون الحديثة تدمج وظائف عدّ الباركود والرموز QR لتسهيل عملية التتبع والإدارة. 

مزايا برامج إدارة مخزون المطاعم

استخدام برامج إدارة المخزون بدلاً من الأنظمة اليدوية يمنحك العديد من الفوائد. فهو يجعل إدارة المخزون سهلة للغاية، ويساعدك على خفض التكاليف، وتوفير الوقت، وتقليل الهدر من خلال المزايا التالية:

• إذا كانت إدارة المخزون مدمجة في نظام نقاط البيع، فسيتم خصم المكونات المستخدمة في تحضير الأطباق تلقائيًا من المخزون.
• ينبهك بإعادة طلب الأصناف فور انخفاض مخزونها. كما يمكن تخصيص هذه الميزة بحيث تختار المستوى الذي يجب أن يصل إليه المخزون قبل تلقي إشعار بإعادة الطلب.
• يمكنه التنبؤ بعدد الأيام المتبقية لتوافر مكون معين من خلال تحليل الكمية المستخدمة في وصفات المنيو.
• يساعدك على إدارة مدة صلاحية المكونات بشكل أكثر كفاءة عبر تحديد فترات حفظها واستخدامها قبل أن تفسد.
  يحسب رصيد المخزون تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال بيانات يدوية.
• يُنشئ تقارير تفصيلية حول اتجاهات المخزون، مما يساعدك على تحديد المكونات والأطباق الأكثر والأقل طلبًا واتخاذ قرارات مدروسة بناءً على ذلك. 

ممارسات إدارة المخزون التي يجب أن تعرفها

1- تحديد تكلفة البضائع المباعة (CoGS)

 لحساب تكلفة البضائع المباعة، عليك إضافة قيمة المخزون في بداية الفترة إلى قيمة المشتريات خلال فترة محددة، ثم طرح قيمة المخزون في نهاية تلك الفترة. يساعدك هذا الحساب في تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى رفع أسعار بعض الأطباق أو ما إذا كانت بعض المكونات باهظة الثمن. وفي الحالة الثانية، يمكنك التفاوض مع المورد على السعر أو استبدال المكون ببديل أقل تكلفة.

 2- إدارة الطلبات

سواء كنت تعتمد على نظام إدارة مخزون يدوي أو آلي، فإن تحديد المواصفات والإجراءات الخاصة بالطلب أمر ضروري. ومن أشهر الأساليب المستخدمة في ذلك هو نظام المخزون الأدنى (Par Inventory)، حيث يتم تحديد الحد الأدنى من الكميات المطلوبة داخل المخزون بعد كل عملية تسليم.

كيفية حساب المخزون الأدنى؟ يتم ذلك عن طريق قسمة كمية المخزون المستخدمة أسبوعيًا، مع إضافة مخزون الأمان (لتغطية الفاقد بسبب الانسكاب أو الهدر أو الطلبات الكبيرة) على عدد عمليات التسليم خلال الفترة نفسها.

يضمن لك هذا الأسلوب دقة أكبر في تقديم الطلبات، مما يساعد على تقليل هدر الطعام وخفض التكاليف.

3– طلبات الصرف

بعد إجراء جميع الحسابات والتخطيط، حان الوقت لاستخدام المخزون بحكمة. لضمان كفاءة استخدام موظفيك للمخزون والتعامل معه بجدية، يجب أن تكون هناك آلية واضحة لتتبع الاستهلاك.

🔹 إنشاء سجل لتوثيق طلبات الصرف، بحيث يقوم الموظفون بتعبئته في كل مرة يتم فيها إخراج عنصر من المخزون إلى المطبخ. يجب أن يتضمن السجل:

• اسم الموظف
• الكمية المصروفة
• الغرض من الاستخدام
• التاريخ

يُساعدك هذا الإجراء في مراقبة كيفية استخدام الموظفين للمخزون، والحد من الفاقد، ومنع السرقات، والسيطرة على استهلاك المكونات.

الخلاصة

نظام إدارة المخزون هو العامل الحاسم في نجاح أي مطعم. فمن خلال خطة إدارة محكمة ومدروسة، يمكنك تقليل التكاليف، والحد من الهدر، والحفاظ على استقرار عملك.

سواء اخترت الإدارة اليدوية أو الاستفادة من برامج إدارة المخزون المتقدمة، فإن الأهم هو الالتزام بالمتابعة الدائمة وعدم إغفال أي تفصيل يتعلق بمخزونك. كل خطوة لها تأثيرها، فاحرص على أن تكون كل خطوة محسوبة!

ابدأ اليوم بمراجعة نظام المخزون لديك، واكتشف كيف يمكن لنظام إدارة المخزون من فودكس أن يعزز من ربحية مطعمك.