دليلك لأفضل الممارسات المحاسبة المالية في المطاعم

تعتبر المحاسبة المالية في المطاعم إحدى أهم عناصر نجاح المطاعم واستمرارها، وذلك لأن تكاليف الطعام عادة ما تُمثل النسبة الأكبر من النفقات للمطاعم، لذا تؤدي الإدارة الناجحة للتكاليف دوراً كبيراً في تحسين كفاءة التشغيل والاستفادة القصوى من الموارد المتوفرة.

التحدي الأكبر هنا ليس فقط خفض التكاليف، ولكن كيفية تحقيق التوازن بين الجودة والربحية للحفاظ على العملاء.

لإدارة التكاليف، يجب أولاً تعريف ما هي تكلفة الطعام، كيفية حساب هذه التكلفة، ومناقشة أفضل الممارسات الخاصة بإدارة التكاليف المحاسبية للمطاعم، وهذا ما سنتناوله في هذه المقالة. سنناقش أيضاً هندسة قوائم الطعام وإدارة المخزون وتأثيرهما على المحاسبة المالية.

 

مفهوم المحاسبة المالية في المطاعم

تكلفة الطعام هي مجموع النفقات التي تُنفق على شراء المكونات الغذائية والمشروبات اللازمة لإعداد الأطباق المقدمة في مطعم. تشمل تكلفة الطعام أسعار المواد الخام من لحوم وخضراوات ومشروبات وغيرها من مصروفات المكونات الغذائية، فضلاً عن مصروفات أخرى مثل تكلفة الشحن والتخزين والضرائب على المشتريات وكذلك تكلفة الهدر الناتج عن تلف أو أخطاء في طلبات للمطعم. 

يجب حساب جميع التكاليف المرتبطة بشكل مباشر بالطعام والمشروبات. وتكون صيغة المعادلة على نحو التالي: 

(المخزون الافتتاحي + مشتريات الغذاء – المخزون الختامي) ÷ إجمالي مبيعات الغذاء = تكلفة الغذاء

 

وفقًا لمعايير الصناعة فى مجال المطاعم، تتراوح تكلفة الطعام المثالية بين 25% إلى 35% من إجمالي الإيرادات. وتعتمد هذه النسبة على عدة عوامل مثل نوع المطعم، مستوى الخدمة المقدمة، جودة المكونات المستخدمة في طعام، لذلك فإن المطاعم الفاخرة عادة ما تكون لديها معدل تكلفة أعلى بسبب استخدام مكونات باهظة الثمن.  

وتوجد علاقة مباشرة بين تكلفة الطعام وتسعير قائمة الطعام، فتكلفة المواد المُستخدمة تؤثر على تسعير الأطباق لضمان تغطية النفقات وتحقيق ربح مُرض، مع مراعاة عوامل أخرى مثل المنافسين وتوقعات العملاء.

لتسعير الأطباق بطريقة صحيحة، يجب مراعاة المعادلة 

تكلفة المكون ÷ النسبة المئوية لتكلفة الطعام = سعر المنيو (قائمة الطعام)

 

يجب مراعاة التوازن بين تسعير الأطباق في مطعمك وتقديم قيمة مقابل سعر للعملاء لضمان رضا العملاء مع تحقيق الأرباح المرجوة. ويمكن تحسين إدارة التكلفة من خلال مراقبة المخزون وتقليل الفاقد مما يساعد على الحفاظ على النطاق الأمثل لتكلفة الطعام وزيادة الربحية.

 

أفضل الممارسات المحاسبية لإدارة تكاليف الطعام

لإدارة تكاليف المطعم أو المقهى بشكلٍ جيد، يجب اتباع أفضل الممارسات المحاسبية، يمكن تقسيم التكاليف إلى عدة نقاط.

إدارة المخزون

• جرد المخزون بصفة دورية (يوميًا/أسبوعيًا)

يعد الجرد المنتظم للمخزون من أهم الممارسات المحاسبية لإدارة تكاليف الطعام بشكلٍ فعال، ويساعد هذا الجرد الدقيق على تحديد كميات المواد المتوفرة في مخزن وما استُهلك منها، مع معرفة التالف من المواد أو المفقود، مما يحد بشكل كبير من الهدر والسرقة ويساعد أصحاب المطاعم على اتخاذ قرارات شراء فعّالة.

• استخدام برامج إدارة المخزون 

تعتبر برامج إدارة المخزون الحديثة إحدى الأدوات التي تساعد على رفع كفاءة إدارة المخزون مع تقليل تكلفة الطعام. حيث تتيح هذه البرامج مراقبة دقيقة وتفصيلية للمخزون، من استلام المواد الخام الي استخدمها مع ارسال تنبيهات عند اقتراب نفاد صنف معين، فضلاً عن متابعة المخزون في الوقت الفعلي.

• تجنب التخزين الزائد أو الناقص

تحقق إدارة المخزون في المطعم أعلى كفاءة وربحية وتقلل الإنفاق زائد، خاصة وأن التخزين الزائد يؤدي إلى هدر المواد مما يتسبب في عدم استخدام المواد الخام لفترة طويلة قد يؤدي هذا إلى تلفها أو انتهاء صلاحيتها، كما قد يُشجع على سرقة، مما يزيد تكاليف المطعم.

أما التخزين الناقص فيؤدي إلى عجز مفاجئ في المواد المستخدمة  مما قد يتسبب في تأخر تلبية طلبات العملاء أو إيقاف تقديم اطباق معينة نظراً لعدم توافر المكونات، الأمر الذي قد يؤدي إلى فقدان العملاء وخسارة رضاهم مع الوقت.

تتبع تكلفة البضائع المباعة (COGS)

تكلفة البضائع المباعة هي المصاريف المباشرة لإنتاج أو تجهيز الطعام والمشروبات داخل المطعم. وتشمل المواد الخام والمكونات المستخدمة، وتُخصم من الإيرادات لتحديد الربح الإجمالي. وهي تُعد عنصراً هاماً لتقديم نظرة شاملة على كفاءة العمليات وتحقيق الأرباح.  

لحساب تكلفة البضائع المباعة، يجب جمع قيمة المخزون في بداية الفترة مع تكلفة المشتريات الجديدة، ثم بطرح قيمة المخزون عن المتبقي في نهاية الفترة. المعادلة كالتالي: 

المخزون الابتدائي + المشتريات – المخزون النهائي = (COGS)

هذه المعادلة تكشف لك التكاليف الفعلية للمواد المستخدمة لإنتاج الطعام خلال فترة محددة، مما يساعد على تحليل الأداء بشكل دقيق وتقليل الهدر.

 

يمكن ربط بيانات نقاط البيع بأدوات المحاسبة لتحسين إدارة تكاليف المطعم، فمثلاً برنامج محاسبة وإدارة المالية من فودكس يقدم حلولاً شاملة لإدارة العمليات المالية للمطاعم والمقاهي بسهولة وكفاءة. 

يساعد هذا البرنامج على أتمتة إدخالات المحاسبة، وتتبع النفقات، وإدارة الرواتب، والالتزامات الضريبية، مع ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية. يوفر تحكماً كاملاً في بيانات المطعم ويتيح متابعة التغييرات وتحديد صلاحيات الوصول، ويدعم آليات النسخ الاحتياطي المنتظمة للبيانات. 

كما يتكامل برنامج محاسبي مع نقاط البيع لإصدار تقارير فورية، مما يساعد المطاعم على تحسين اتخاذ قراراتها وتسهيل عمليات التدقيق. 

• مراقبة اتجاهات تكلفة البضائع المباعة مع مرور الوقت

مراقبة تكلفة البضائع المباعة خطوة أساسية لتحليل الأداء المالي للمطاعم وتساعد على اتخاذ قرارات شراء سليمة. 

من خلال متابعة السوق، تكشف لك هذه البيانات احتمالية تغيير أسعار المواد الخام، وكذلك مقارنة تكاليف البضائع من فترات السابقة مع فترة حالية يساعد في تحديد مدى فاعلية استراتيجيات إدارة التكاليف لديك.

 

هندسة قوائم الطعام وتحليل الربحية

يعتبر تحليل قوائم الطعام علماً يعتمد على البيانات، تساعد هذه البيانات على تحسين أداء المطاعم وزيادة ربحيتها. وبالجمع بين تحليل التكلفة وثبات الجودة المقدمة والتسويق الذكي يصبح لديك قائمة طعام تنافسية ومربحة.

ولكن كيف يمكنك تحقيق هذه المعادلة وإدارة تكاليف المطعم في ذات الوقت؟ من خلال اتباع الخطوات التالية:

• تحديد الأصناف ذات هامش الربح المرتفع والمنخفض

تستطيع تحديد الأطباق الأكثر مبيعًا ومقارنتها بتكلفة إعدادها وهامش الربح منها عن طريق استخدام تقارير المبيعات التي توفرها أنظمة نقاط البيع الحديثة.

قسِّم عناصر قائمة الطعام إلى فئات بناء على هوامش الربح إلى عالية ومتوسطة ومنخفضة، ثم قم بتحليل الأداء لكل طبق مُقدم من حيث بيانات التكلفة والإيرادات.

• تعديل أصناف القائمة بناءً على التكلفة والأداء

يمكنك متابعة تقارير المبيعات لتحديد الأصناف الأكثر طلباً لزيادة المميزات بها أو إضافة أطباق مشابهة أو لإزالة الأطباق ذات المبيعات المنخفضة أو هوامش ربح ضعيفة، كل هذا سيساعدك في تحسين حسابات المطعم.

• متابعة البيانات المحاسبية لاتخاذ القرارات

تُساهم بيانات المحاسبة في تقديم رؤى دقيقة حول تكلفة الطعام والهدر والإيرادات لكل طبق، مما يدعم تعديل القائمة لتقليل النفقات وزيادة العائد، تُبرز التقارير المالية الدورية التوجهات المالية لتسهيل اتخاذ قرارات مدروسة تعزز الربحية.

من خلال تحليل المبيعات والتكاليف المرتبطة بها، يُمكن تحسين تسعير الأطباق بناءً على الأداء الفعلي. كما أن استخدام أنظمة محاسبية مثل فودكس تربط بين بيانات نقاط البيع والمعلومات المالية، مما يوفر تقارير شاملة تدعم قرارات تشغيلية فعّالة.

 

التحكم في الهدر والانكماش

يتسبب الهدر والسرقة في تآكل نحو 20% إلى 30% من أرباح مطعمك، لذا عليك معرفة من أين يأتي الهدر. عادة، ينتج الهدر من إعداد الطعام وترك المكونات مدة طويلة خارج الثلاجات أو في أماكن ذات سوء تخزين مما يتسبب في تلفها، فضلاً عن عدم جرد المخزون بشكلٍ دوري.

لذا ننصح بمراقبة المخزون بطريقةٍ فعّالة من خلال أنظمة إدارة المخزون التي تتكامل مع أنظمة نقاط البيع، فضلاً عن استخدام أنظمة مراقبة للحد من سرقة.  

• تدريب الموظفين

يساعدك عمل جلسات تدريبية دورية للعاملين على  التنبيه بأهمية تقليل الهدر وتأثيره على أداء المطعم، فضلاً عن تدريب العاملين على استخدام مختلف الأنظمة داخل المطعم وتحسين إجراءات تحضير الطعام والتخزين بشكل سليم. 

وننصح باستخدام بعض المعدات الحديثة مثل شاشة المطبخ وأجهزة أكشاك الطلب الذاتي وغيرها من الأدوات التي تساعد على تقليل الأخطاء والهدر بشكل كبير.

 

إدارة الموردين والمشتريات

تلعب إدارة الموردين والمشتريات دوراً حيويًا في خفض التكاليف التشغيلية للمطاعم، ولكن يجب مراعاة معايير الجودة والحفاظ عليها. لتحقيق ذلك، يجب الجمع بين التحليل الدقيق لبيانات الموردين واعتماد استراتيجيات تفاوض فعالة، مما يساهم في بناء علاقات طويلة الأمد ومثمرة معهم.

أحد الجوانب الهامة هو المقارنة المنتظمة لأسعار الموردين باستخدام البيانات التاريخية. من خلال تحليل تقارير المشتريات السابقة، يمكن للمطاعم تتبع التغيرات في أسعار المواد الخام من مختلف الموردين، ومقارنة هذه الأسعار بشكل دوري مع أسعار السوق الحالية لضمان الحصول على أفضل قيمة ممكنة. يمكن لأدوات إدارة المخزون الحديثة أن تسهل هذه العملية.

يجب التدقيق في الشحنات المستلمة من حيث الكميات والجودة فور تسلمها من مسئول المخزن لديك، وتوثيق أي نقص في كميات أو بضائع تالفة، وإبلاغ المورد مباشرة بالنقص أو البضاعة تالفة للحصول على تعويض أو استبدالها بسرعة.  

 

الأدوات والتقنيات المُساعدة

يمكنك استخدام العديد من الأنظمة لإدارة المطعم وإدارة العمليات المحاسبية والتكاليف، كما تساعدك هذه الأنظمة والتقنيات على تسريع وتسهيل عملية الإدارة.

وبرنامج محاسبي يعتبر من أفضل حلول المحاسبة المالية للمطاعم من فودكس، وذلك لأنه يتكامل مع باقي أنظمة المطعم، بما فيها برنامج إدارة المخزون ليقدم لك بيانات وتقارير مُفصلة من خلال لوحة تحكم واحدة.

ويساعد هذا النظام أصحاب المطاعم على متابعة الاستهلاك وتحديد مستويات المخزون في الوقت الفعلي، فضلاً عن تقديم تقارير مالية شاملة ودقيقة، كما يمكنك أتمتة تلقي التنبيهات عند انخفاض مستويات المخزون عن حدٍ معين أو إذا أوشكت بعض المكونات على انتهاء صلاحيتها.

تساعد الأتمتة على تقليل الأخطاء الناتجة عن الادخالات اليدوية، كما يمكنك أتمتة التقارير التي تصلك سواء كنت تريد متابعة التقارير يومياً أو اسبوعياً أو شهرياً.

 

الخاتمة

لا شك أن إدارة تكاليف الطعام بدقة تساعدك على ضبط الإنفاق وزيادة الأرباح، ولكن الأمر لا يقتصر على خفض التكاليف إذ يجب مراعاة الجودة أثناء إدارة التكاليف، فضلاً عن تحديد أي المجالات ذات الإنفاق الأكبر وسبب هذا الارتفاع.

باتباع أفضل الممارسات الخاصة بإدارة التكاليف يمكنك تحسين الوضع المالي للمطعم أو المقهى مع الحفاظ على مستوى الجودة المُقدمة ورضا العملاء.

 

تعرف على مميزات نظام المحاسبة للمطاعم من فودكس وكيف يمكننا مساعدتك على إدارة المطاعم والتكاليف.