وأخيراً، فتح مطعمك أبوابه للناس وبدأ الزوار بالقدوم لتجربة أطباقك المختلفة وإبداء آرائهم، ومع شدة الإقبال صرت تفكر أكثر في كيفية تعظيم الأرباح وضبط الحسابات وتقليل الهدر. قد يكون هذا حلماً من أحلام اليقظة التي تراودك، وقد يكون واقعاً تعيشه الآن وترغب في التعامل معه بشكل صحيح.
فالمنافسة الشديدة في قطاع المطاعم والتغيرات الاقتصادية باتت تحتم على أي مطعم أو مقهى أن يحتكم إلى الأرقام ويعود إلى المعادلات المحاسبية المعتمدة للتأكد من ربحيته وكشف جوانب التطوير المستقبلية التي يمكن من خلالها تعزيز قدرات المطعم على الصمود الاقتصادي والاستثمار لتحقيق المزيد من النمو.
كما أن استخدام تطبيق محاسبي متطور ونظام نقطة بيع متقدم سيعينك كثيراً في جمع البيانات والتعامل معها بحكمة وسرعة وفعالية. وما نهدف إليه في هذا المقال هو الإشارة إلى عدد من أهم التقارير والمؤشرات المحاسبية الأساسية في دنيا المطاعم وتأكيد الاهتمام بها منذ اليوم الأول لمزاولة العمل في المطعم أو المقهى.
أهمية توظيف محاسب خبير في قطاع المطاعم
وقد يتصور البعض أن شرح بعض المفاهيم المالية والمحاسبية في عدد من المقالات أو الفيديوهات التعليمية سيكون كافياً لخوض هذا المجال وحيداً، وهو ما لا يحبذه المختصون والخبراء على الإطلاق. فإصرار صاحب المطعم على الاستئثار بشؤون محاسبة مطعمه تشبه إحضاره خبير محاسبة وإسناد مهمة تحضير ساندويشات الشاورما وإعداد خلطتها إليه، كلاهما خطأ كبير.
فالمحاسبة ومسك الدفاتر هو مجال له أهله وخبراؤه، كما أن تفرغ صاحب المطعم لمتابعة شؤون محله وإدارة موظفيه ووضع استراتيجيات النمو لا يمكن التقليل من أهميته بأي حال. والهدف النهائي من توظيف محاسب خبير في قطاع المطاعم هو أن يكون شريك النجاح الحقيقي لصاحب المطعم وعينه على واقع الأداء المالي للمؤسسة بما يمكنه من كشف سبل تطوير الأداء وخفض المصاريف.
أما معايير اختيار المحاسب فمنها ما يلي:
- أن يكون سبق له العمل في مجال المطاعم لعدة سنوات
- أن يعرف أهم مؤشرات الأداء ومعايير الربح والخسارة في قطاع المطاعم
- أن يكون متقناً لاستخدام البرنامج المحاسبي الذي تنوي استخدامه في المطعم
تقارير أساسية يجب مطالعتها
تقرير المبيعات اليومية (Daily Sales Report)
يعتبر تقرير المبيعات اليومية رفيقك اليومي الذي تطالعه في نهاية كل يوم لمعرفة سير العمل اليومي بجميع تفاصيله من ناحية عدد الطلبات، نوعية الوجبات، أداء الفروع، ومستوى الأرباح. ومطالعته أشبه بقياس حرارة الجسم للتأكد من سير كل شيء حسب المخطط. كما يمكنك إجراء مقارنة بين وبين تقرير البارحة أو نفس اليوم من الشهر أو حتى العام الماضي لقياس مدى التقدم الذي أحرزته بمرور الزمن.
على سبيل المثال، يمكنك تفقد البنود التالية أو حسابها بناءً على الأرقام المتوفرة في التقرير:
- أكثر الأصناف مبيعاً وأقلها مبيعاً
- متوسط قيمة الفاتورة إجمالاً وحسب نوع الوجبات (فطور أو غداء أو عشاء)
- عدد الزوار اليومي خلال الأسبوع وخلال ساعات اليوم
- متوسط المدخول لكل زائر (مبيعات اليوم\عدد الزوار في اليوم)
- متوسط دخل كل طاولة أو كل قسم في المطعم (في الصالة أو في الشرفة)
وكلما كان التقرير أكثر تفصيلاً، أصبح بمقدورك اكتشاف التعديلات المطلوب القيام بها لزيادة المبيعات بصورة أسرع وطريقة أدق، مثل:
- تدريب النوادل على التسويق للوجبات وعرض الخيارات بصورة أفضل
- إعادة ترتيب توزيع الطاولات والكراسي
الترويج للتطبيق الجوال الخاص بالمطعم وطلب الطعام أونلاين عن طريقه
تقرير الإيرادات (Revenue Report)
تأتي أهمية تقرير الإيرادات عند مطالعته بصورة دورية (شهرياً، فصلياً، سنوياً) لتقدير مستوى الدخل الوارد إلى المؤسسة بشكل إجمالي من ناحية أو بصورة تفصيلية (حسب الطاولة أو حسب الفرع مثلاً) لتكوين توقعات مستقبلية تساعدك في التخطيط.
على سبيل المثال، قد يختلف إنفاق العملاء من فصل لآخر في السنة وبناء على المواسم السياحية والمناسبات الدينية والوطنية، وهو ما سوف يظهر لديك واضحاً في تقرير الإيرادات بما يساعدك على وضع ميزانية واقعية تراعي هذه التغيرات.
وفي حين أن المبيعات والإيرادات قد تتساوى قيمتها في بعض الأحيان، إلا أن تقرير الإيرادات يعطيك صورة أشمل لمدخول المؤسسة من مصادر أخرى خارج نشاطها الرئيسي (استثمار مباشر، عوائد اشتراكات، بيع أصول).
تقرير الأرباح والخسائر (P&L Report)
يتميز تقرير الأرباح والخسائر بشموليته لأرقام المبيعات والتكاليف والأرباح خلال الفترة التي تحددها. وهو ما يساعد على اتخاذ القرارات الإدارية بناء على مصادر الربح الأكبر أو أماكن الهدر. فإذا زاد الدخل على النفقات، فهذا معناه أنك تحقق ربحاً، أما إذا كان العكس، فربما عليك استقصاء أكبر مصدر للنفقات ومحاولة توفير حلول بديلة، مثل:
- التعامل مع موردين يقدمون المكونات بأسعار أرخص، أو عقد صفقات معهم بسعر يناسبهم ويوفر عليك على المدى الطويل
- التعاقد مع محاسب خبير مختص في المطاعم بدلاً من توظيفه بدوام كامل، فتتخلص من دفع الضرائب والتأمينات المرتبطة بالموظف الدائم وتوفر مكانه لموظف آخر
بمعنى آخر، سوف تستطيع تحديد مواطن خفض النفقات وكيفية تعزيز الإيرادات بناء على مراجعة هذا البيان بصورة دورية وملاحظة الفروق.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
التكاليف الأساسية أو القابلة للتحكم (Prime or Controllable Costs)
وهي تكاليف أمرين اثنين:
- المواد الأساسية التي تدخل في مكونات جميع الوجبات التي تقدمها
- رواتب العمالة التي تعمل على إعداد وتقديم وتوصيل هذه الوجبات
أما النسبة المثالية لهذا المؤشر (التكاليف الأساسية\المبيعات) فهي ما بين 55% إلى 60%.
وميزة هذا المؤشر عند متابعته شهرياً أو فصلياً أنه يقيس الكلفة المباشرة التي يتم تشغيل المطعم اعتماداً عليها مما يساعد على تقدير هامش الأرباح المطلوبة. ومن ناحية أخرى، فهو يكشف لك التقلبات الحاصلة في أسعار المواد وأجرة الأفراد بما يفيد في اتخاذ الإجراءات الضرورية لضبط التكاليف عند اللزوم.
نقطة التعادل بين المصاريف والإيرادات (Breakeven Point)
إن حساب نقطة التعادل هو الذي يجعلك قادراً على تحديد الدخل الذي يجب أن تحققه في مطعمك لتغطية جميع المصاريف، وهو يُحسب بالطريقة التالية:
إجمالي التكاليف الثابتة ÷ ((إجمالي المبيعات – إجمالي المصاريف المتغيرة)\إجمالي المبيعات) = نقطة التعادل
ويمكنك حساب التكاليف الثابتة من خلال حصر جميع التكاليف المترتبة عليك كصاحب مطعم شهرياً حتى لو لم يأت أحد إلى المطعم، مثل: إيجار المحل، رخصة العمل، التأمينات، رواتب الموظفين. أما التكاليف المتغيرة، فهي التي تتأثر بالحركة التجارية للمطعم مثل تكاليف مكونات الوصفات ومواد التنظيف والعمال الذين يشتغلون بالساعة. ويمكن ضم فواتير الماء والكهرباء إلى جملة التكاليف الثابتة إذا كانت التغيرات فيها محدودة مع اختلاف المواسم.
وبشيء من التأمل يمكننا إدراك فرصة تخفيض نقطة التعادل في حال استطعنا تقليل التكاليف الثابتة أو زيادة المبيعات أو حتى أسعار الوجبات التي نقدمها. أما فائدة هذه النقطة فتتمثل في وضع توقعات وأهداف واقعية لمبيعات المطعم وتخطيط نسبة معقولة من الأرباح نهاية كل شهر.
هامش صافي الأرباح (Net Profit Margin)
لا يمكنك تقدير مستوى ربحية مطعمك دون معرفة ما تبقى بين يديك من مال بعد خصم جميع التكاليف والمصاريف. وهامش صافي الأرباح هو – بكل بساطة – تعبير عن صافي الأرباح كنسبة مئوية من الإيرادات، كما يلي:
هامش صافي الربح = (إجمالي الإيرادات – مصاريف التشغيل) ÷ إجمالي المبيعات
أما متوسط النسبة المتعارف عليها في المطاعم فهي ما بين 3% إلى 5%، وقد تصل إلى 15% اعتماداً على مفهوم المطعم وتسعير الوجبات ونوعية الخدمات التي يقدمها. وعند حساب ربحية مطعمك بشكل دوري ومقارنتها بالمتوسط المتعارف عليه يمكنك تقييم الوضع وإجراء التعديلات الضرورية.
وختاماً، لا يزال قطاع المطاعم يتمتع بالجاذبية للكثير من المستثمرين على الرغم من النكبات التي ألمت به على مدار الأعوام الأخيرة بسبب جائحة كورونا والإغلاقات المتكررة. لكن ما ينبغي التأكيد عليه دوماً هو البعد عن العشوائية عند تأسيس مطعم جديد والتفكير في مختلف الجوانب والاستعانة بخبرة المختصين.
كما أن اعتماد نظام نقطة بيع متكامل وربطه بتطبيقات محاسبية متميزة سوف يوفر الكثير من الوقت والعناء ويجعل معالجة الأرقام والبيانات أسهل بكثير بما يعني اتخاذ القرارات الصحيحة بسرعة وفي الوقت المناسب.
