يعتبر إعداد الاداره الماليه جزءاً أساسياً في الإدارة المالية للمطاعم، ولكن كثيراً ما تعاني المطاعم، الصغير منها والكبير، من عدم وضع خطة مالية وميزانية واضحة. أما في حالات وضع ميزانية، فإن العديد من المطاعم تفشل في الالتزام بها وفي تحقيق التوازن بين الإنفاق والإيرادات.
وهناك عدة أسباب لفشل إعداد ميزانية المطاعم منها التقلبات الاقتصادية مثل تغير أسعار المواد الخام نتيجة لتغير أسعار الصرف حسب الدولة، أو فرض جمارك جديدة أو رفع قيمة الضرائب ، وغيرها، مما قد يتسبب في عدم الاستقرار المالي في مطعمك.
كما قد يتسبب غياب التنبؤ الدقيق بسبب عدم فهم أو مراجعة التقارير المالية للمطعم بطريقة صحيحة في هدر أو نقص المواد من المخزون بشكلٍ مفاجئ مما يزيد من تكاليف المطعم التشغيلية ويؤثر على الميزانية. كذلك يتسبب الإفراط في الدعاية والإعلان بشكلٍ مبالغ فيه في زيادة الإنفاق عن الميزانية المتفق عليها.
وتساعد المرونة في إعداد الميزانية على التكيف مع الظروف المتغيرة في السوق مثل ارتفاع تكاليف المواد الخام أو انخفاض المبيعات، كما تساعد على اتخاذ قرارات مالية فعّالة. ويعتبر وجود ميزانية قوية ومدروسة العمود الفقري لإدارة المطاعم بشكل ناجح.
سنناقش في هذه المقالة ما الذي يجب أن تشمله ميزانية المطعم وخطوات إعداد ميزانية عملية، فضلاً عن كيفية مراقبة الميزانية والالتزام بها.
ما الذي يجب أن تشمله الاداره الماليه للمطعم؟
تشمل ميزانية المطعم كل شيء من مصاريف وإيرادات، فضلاً عن عدة بيانات مالية سنشرحها في الفقرات التالية.
توقع الإيرادات
لحساب الإيرادات المتوقعة، يجب استخدام البيانات والتقارير المالية الخاصة بالمطعم خلال الفترات السابقة، وذلك لمراجعة أداء المبيعات والإنفاق مما يعطي صورة كاملة لتقدير المبيعات بشكلٍ صحيح وتوقع اتجاهات سوق.
يجب أيضاً الوضع في الاعتبار الأوقات التي يشهد فيها المطعم زيادة في طلب، مثل الأعياد كعيد الفطر أو شهر رمضان في السعودية ودول الشرق الأوسط أو المواسم مثل عيد الأم وعيد الحب وغيرها والإجازات.
لذلك يجب تحديد تأثير هذه الفترات على الميزانية لضمان توازن الإيرادات مقابل التكلفة.
التكاليف الثابتة
هناك تكاليف ثابتة شهرياً في ميزانيات المطاعم ومنها تكلفة الإيجار وهو أكبر النفقات الثابتة، لذلك يفضل عند التفاوض على الإيجار الاتفاق على عقود إيجار طويلة الأجل لا تقل عن 5 سنوات لتجنب الزيادات المفاجئة فيه.
كذلك تعتبر فواتير المرافق مثل الكهرباء والمياه والغاز وغيرها من المصاريف الشهرية الثابتة، ومن أهم التكاليف التشغيلية للمطاعم إجمالاً، لذا يجب وضع تقديرات دقيقة بناء على الخبرات السابقة، مع مراعاة اختلاف الفصول حيث يشكل موسم الصيف ضغطاً إضافياً بسبب تشغيل أجهزة التكييف وانعكاس ذلك على فاتورة الكهرباء مقارنة بموسم الشتاء.
كما توجد بعض المصاريف الخاصة بتجديد التراخيص مثل تجديد رخصة مطعم والتي عادة ما تكون سنوية، ويجب التأكد من تجديدها بشكل دوري لتجنب الغرامات أو العقوبات التي قد تصل في بعض الأحيان إلى إغلاق المطعم.
التكاليف المتغيرة
توجد تكاليف متغيرة أو غير ثابتة مثل تكاليف الطعام والشراب والمكونات، وتعتمد تكاليف المواد الخام على الطلب داخل المطعم، فكلما زاد الطلب على طبق ومشروب معين، زاد الإنفاق على المواد الخام الخاصة به والعكس صحيح.
كذلك تعتمد التكاليف على نوعية المواد الخام المستخدمة ومدى جودتها، كما قد تتغير أسعار المواد الموسمية.
ومن مصادر الإنفاق المتغيرة أيضاً العمالة في المطعم. يعتبر تحديد تكلفة الأجور الشهرية سهلاً ولكن هناك بعض التكاليف الأخرى متغيرة مثل ساعات العمل الإضافي والعمل في أيام الإجازات، كل هذا يعتبر مصاريف إضافية على الميزانية.
ومن المصاريف المتغيرة كذلك أنشطة التسويق والترويج. إذ تختلف ميزانية التسويق بحسب الحملات، وقد تشمل الإعلانات الرقمية، التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، مكافآت برامج الولاء، واستخدام المؤثرين. وتعتمد هذه التكاليف على استراتيجية التسويق المتبعة ومدى نشاط المطعم في السوق.
التخطيط للطوارئ
يجب تخصيص جزء من الاداره الماليه المطعم لتغطية التكاليف المفاجئة التي يمكن أن تحدث بسبب أعطال معدات المطعم أو إصلاحات المرافق أو أي تلفيات قد تحدث. هذا الاحتياطي المالي يضمن استمرارية العمل دون تأثر.
لذلك ننصح بعمل مراجعة وتحديث للميزانية بشكل دوري لتغطية أي سيناريوهات محتملة، كما ننصح عند عمل ميزانية بإنشاء حساب احتياطي لمواجهة أي تقلبات اقتصادية غير متوقعة مثل ما حدث في سنة 2020 بسبب وباء فيروس كورونا والذي تسبب في إغلاق المطاعم وغيرها من المتاجر لعدة شهور. لذلك نوصي بتوفير ما يعادل 6 شهور من نفقات التشغيل لتكون كشبكة أمان لمطعمك.
وأخيرًا، من الأفضل وضع خطة عمل واضحة يتم تفعيلها عند الطوارئ، تشمل تحديد مسؤوليات الفريق، قنوات الاتصال، وخطوات استئناف العمليات بأقل خسائر ممكنة.
خطوات إعداد الاداره الماليه عملية والالتزام بها
- مراجعة البيانات المالية السابقة: ابدأ بتحليل التقارير والبيانات المالية الخاصة بالفترات السابقة، مع التركيز على تقارير المبيعات، تقارير المصروفات، وتقارير الأرباح والخسائر، لأنها توفر رؤى أساسية حول أداء المطعم المالي. يساعدك هذا على فهم الاتجاهات، والتعرف على أسباب التغيرات في المبيعات، وتحديد العوامل المؤثرة على الربحية.
- تحديد أهداف واقعية للإيرادات والتكاليف: قم بوضع أهداف مبنية على بيانات حقيقية لا على توقعات غير مدروسة. على سبيل المثال، إذا أظهرت التحليلات السابقة أن متوسط الإيرادات الشهرية يبلغ 100,000 ريال، يمكنك تحديد هدف إيرادات جديد يبلغ 105,000 ريال بناءً على خطط نمو مدروسة بدلاً من مضاعفة الهدف بشكل غير واقعي. استند إلى الأداء السابق لتحديد إيرادات واقعية، وحدد سقفًا للنفقات يشمل التكاليف الثابتة والمتغيرة، بهدف ضمان تحقيق أرباح معقولة.
- مقارنة الأداء الفعلي مع الميزانية: راقب الأرقام المحققة وقارنها بالميزانية المخططة. عند وجود فروقات، تحقق من أسبابها واعمل على تعديل الخطط أو تحسين الأداء وفقًا للنتائج.
- مراجعة الميزانية بشكل دوري: قم بتحديث الميزانية بانتظام (أسبوعيًا لمراجعة المصاريف اليومية، شهريًا لمراجعة الأداء العام، وربع سنويًا لتحليل الاتجاهات واتخاذ قرارات استراتيجية) لتواكب التغييرات الفعلية في السوق أو داخل المطعم. كن مرنًا في تعديل الأرقام لمراعاة النفقات غير المتوقعة أو التغيرات في الأسعار.
- استخدام أدوات المتابعة في الوقت الفعلي: استعن بأنظمة نقاط البيع الحديثة مثل نظام فودكس وبرامج إدارة المخزون التي تتيح تتبع النفقات لحظة بلحظة، مما يساهم في تحسين الرقابة المالية وتعزيز الكفاءة التشغيلية. هذه الأدوات توفر تقارير تفصيلية تساعدك في اتخاذ قرارات مالية دقيقة وسريعة.
أخطاء شائعة في إعداد الاداره الماليه للمطعم يجب تجنبها
المبالغة في تقدير الإيرادات من خلال توقعات غير واقعية يتسبب في عجز في التمويل والميزانية بصفة عامة، لذلك يجب أن تكون التقديرات مبنية على بيانات السوق وتحليلات الأداء السابق.
قد يؤثر عدم تقدير التكاليف خاصة الأجور والمزايا الأخرى بشكل صحيح على جودة الخدمة بسبب نقص القوى العاملة في مطعم، لذا عليك احتساب كافة تكاليف العمالة بدقة بما في ذلك العمل الإضافي.
ومن الأخطاء الشائعة أيضاً عند عمل ميزانيات المطاعم، هي عدم الأخذ في الاعتبار تأثيرات تحريك أسعار الفائدة، خاصة رفعها وهو أمر شاع تداوله في الأونة الأخيرة، خاصة في الدول التي يرتبط نظام الفائدة فيها بدول أخرى، مثل ربط السعودية والإمارات أسعار الفائدة فيها بقرارات البنك المركزي الأمريكي.
ويضمن تجنب هذه الأخطاء الشائعة إعداد ميزانية دقيقة وفعّالة تدعم أهداف المطعم وتحميه من التحديات المالية.
الخاتمة
إن إعداد ميزانية دقيقة ومدروسة ليس مجرد إجراء إداري، بل هو حجر الأساس لبناء مطعم ناجح ومستدام. فالميزانية الفعّالة ليست وثيقة ثابتة يتم إعدادها ونسيانها، بل هي أداة حيوية تتطور مع تطور ظروف السوق، ونمو الأعمال، وتغير التكاليف.
ومن خلال الاعتماد على بيانات دقيقة، ومراجعة مستمرة للأداء المالي، واستخدام الأدوات التكنولوجية الحديثة لإدارة المصروفات وتحليل الإيرادات، يمكنك ضمان أن يبقى مطعمك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافه المالية.
بهذه الطريقة، لا تحقق فقط الاستقرار المالي لمطعمك، بل تفتح الطريق أمام نمو حقيقي وتوسع مثمر وتجربة عملاء أفضل.
خطوتك الأولى نحو نجاح مستدام تبدأ الآن!
تعرف على نظام محاسبي من فودكس وكيف يمكنك استخدامه لإعداد ميزانية مطعمك.
