تعتبر الإدارة المالية جزءاً حيوياً في قطاع المطاعم والمقاهي، ومع تزايد التكاليف التشغيلية وتنوعها يصبح الاهتمام بخفض التكاليف أمراً هاماً يجب مراعاته ومتابعته بانتظام لضمان استمرارية العمل وتحسين الربحية.
ويواجه أصحاب المطاعم والمقاهي تحدياً كبيراً يتمثل في الحفاظ على جودة الطعام والخدمة المقدمة مع محاولة خفض التكاليف دون التأثير على الجودة ورضا العملاء في ذات الوقت.
وفي حال نجاح عملية خفض التكاليف، يمكن إعادة استثمار ما تم توفيره في تحسين وتطوير الخدمات المُقدمة.
وفي ظل التطور التكنولوجي وزيادة الاعتماد على أنظمة إدارة المطاعم، أصبح تقليل الهدر والحد من السرقة باستخدام أنظمة نقاط البيع الحديثة وأنظمة إدارة المخزون أكثر سهولة وإتاحة لعدد أكبر من المطاعم والمقاهي.
في هذا المقال، سنتعرف على الإدارة المالية في المطاعم وأكبر مجالات الإنفاق للمطاعم، فضلاً عن أهم استراتيجيات خفض التكاليف.
ما هي الإدارة المالية في المطاعم؟
يمكن تعريف الإدارة المالية في المطاعم بأنها العمليات التي تشمل التخطيط والتنظيم والرقابة والتوجيه لجميع الموارد المالية للمطعم. يشمل ذلك متابعة الإيرادات والمصاريف وإدارة التدفقات النقدية ووضع الميزانيات، وتحليل الأداء المالي من خلال التقارير المحاسبية.
وتهدف الإدارة المالية إلى ضمان تحقيق الربحية والاستدامة على المدى الطويل عن طريق اتخاذ قرارات مبنية على بيانات وتوقعات دقيقة، مما يساعد في تحسين الكفاءة التشغيلية وتقديم قيمة أفضل للعملاء.
ما هي أكبر نفقات المطاعم؟
تعتبر المطاعم من قطاعات الأعمال ذات النفقات العالية، حيث أن معظم إيرادات المطاعم تذهب في تغطية النفقات التشغيلية الأساسية. فيما يلي أكبر مصادر الإنفاق للمطاعم:
-
تكلفة المواد الاستهلاكية والمكونات الغذائية
تكلفة المواد الاستهلاكية هي النفقات المتعلقة بشراء كافة المكونات من أطعمة ومشروبات وغيرها من مكونات الأساسية المطلوبة لتشغيل المطعم أو المقهى.
تشكل هذه التكاليف تقريباً من 25% إلى 35% من إجمالي الإيرادات، وتختلف هذه النسب حسب حجم ونوع المطعم وحسب كفاءة إدارة عمليات الإنفاق.
-
أجور ورواتب الموظفين
تعتبر أجور ورواتب العاملين ثاني أكبر التحديات التي تواجه المطاعم والمقاهى، نظراً لارتباطها بجودة الخدمة المقدمة وزيادتها في حالة التوسع أو في ظل أيام الذروة والمواسم.
تشمل هذه النفقات الرواتب الأساسية والبدلات والمكافآت والتأمينات الاجتماعية للعاملين بجميع أقسام المطعم. قد تصل نسبة هذه النفقات إلى 30% من إجمالي الإيرادات أو قد تزيد عن ذلك في بعض الأحيان، كما يؤثر الموقع الجغرافي للنشاط على الأجور، إذ تزداد الرواتب في المدن الكبرى وسياحية وذلك بسبب ارتفاع تكاليف المعيشة.
-
فواتير الطاقة والمرافق
تعد فواتير الطاقة والمرافق والتي تضم الكهرباء والمياه والغاز من النفقات الكبرى للمطاعم والمقاهي، خاصةً في المطاعم التي تعمل بكثافة على مدار اليوم.
إذ تعتمد المطابخ في مطاعم الكبيرة على أجهزة كهربائية ذات سحب كهرباء مرتفع مثل الأفران والثلاجات وأنظمة التهوية مما يتسبب في ارتفاع استهلاك الكهرباء، فضلاً عن مساحة قاعة الطعام التي كلما كانت أكبر ارتفع استهلاكها للكهرباء.
كذلك استخدام المياه بشكل كبير في عمليات التنظيف وتحضير الطعام يؤدي إلى زيادة فواتير المياه بشكل كبير، أما الطهي وتسخين الطعام فيرتبطان باستخدام الغاز مما يساهم أيضا في رفع التكاليف التشغيلية.
-
الإيجار والصيانة الدورية والطارئة
يعتبر الإيجار من النفقات الشهرية الثابتة التي تأخذ جزءاً كبيراً من إيرادات المطاعم الشهرية. ويؤثر اختيار الموقع بشكل كبير على التكلفة، فكلما كان الموقع استراتيجياً أو حيوياً أو يتميز بكثافات سكانية مرتفعة زاد الإيجار. مثال على ذلك تدفع المطاعم والمقاهي في المناطق الحيوية مثل المراكز التجارية والشوارع الرئيسية إيجارات تزيد بنسبة 20% مقارنة بالمناطق الأقل ازدحاماً.
مثال آخر على التكاليف التشغيلية التي تتكبدها المطاعم والمقاهي هي تكاليف الصيانة الدورية والتي تهدف للحفاظ على الأجهزة والمرافق لضمان عملها بكفاءة مثل أجهزة وأنظمة التهوية والتكييف وأجهزة المطبخ وغيرها من المرافق التي قد تتطلب كذلك صيانات طارئة قد تكون مكلفة في بعض الأحيان.
-
التعبئة والتغليف
تعتبر عمليات التعبئة والتغليف من تحديات ومجالات الإنفاق للمطاعم، خاصة في ظل نمو خدمات التوصيل واهتمام العملاء بوصول طلباتهم ساخنة ومنظمة وعالية الجودة، فضلاً عن خدمات الاستلام من المطعم (takeaway).
هناك عوامل عديدة تؤثر على تكلفة مواد التعبئة والتغليف مثل نوع المواد المستخدمة وجودتها والتي تزيد التكلفة، فضلاً عن تنوعها.
وتعتبر عمليات التعبئة والتغليف جزءاً هاماً ومكلفاً في المطابخ السحابية التي تعتمد على التعبئة والتغليف بصورة أكبر مقارنةً بالمطاعم التقليدية.
إقرأ المزيد: كيف تساعدك المطابخ السحابية في تنمية مطعمك
-
التسويق والإعلانات
يُعد التسويق والإعلانات من الركائز الأساسية لنجاح المطاعم، حيث يلعب دورًا محوريًا في تعزيز الوعي بالعلامة التجارية وجذب العملاء.
سواء تم اختيار مواقع التواصل الاجتماعي أو الطرق التقليدية للإعلان، فإن هذه النفقات عادةً ما تكون مرتفعة، خاصةً عند افتتاح فرع جديد أو إطلاق عروض وتخفيضات.
الإدارة المالية للمطاعم: استراتيجيات خفض تكاليف التشغيل في المطاعم
إليك دليلًا مُفصَّلاً لأهم استراتيجيات خفض تكاليف التشغيل في مطاعم، مع أمثلة للتوضيح.
-
إدارة المخزون بكفاءة
تأتي إدارة المخزون على رأس استراتيجيات الإدارة المالية في المطاعم، حيث يمكن لأصحاب المطاعم إدارة مكونات المخزون ومتابعة تكاليفها ومنع السرقة عبر استخدام أنظمة إدارة وجرد المخزون الحديثة التي ترصد حركة المواد وتُرسل التنبيهات عند اقتراب انتهاء صنفٍ ما أو صلاحية المنتج.
كذلك تساعد أنظمة نقاط البيع الحديثة أصحاب المطاعم من خلال تقارير المبيعات المُفصلة لتحديد كميات المواد المطلوبة بدقة لكل صنف. كما تساعد هذه الأنظمة على خفض التكاليف من خلال تقليل التالف أو الهدر من خلال متابعة تواريخ انتهاء الصلاحية للأصناف بشكل مستمر مما يقلل من الهدر والتكاليف الإضافية.
-
تدريب الموظفين
يؤدي تدريب العمالة في مطعمك إلى توفير المكونات بشكلٍ جيد يزيد معدل الإنتاجية. إليك بعض الأمثلة عن تحسين كفاءة العمالة:
- التدريب المتقاطع من خلال تدريب العاملين على القيام بعدة مهام مختلفة، مما يزيد من مرونة العمل ويساعد على تغطية أي نواقص حال كان هناك عاملين في إجازة أو نقص عاملين.
- الجدولة الفعالة هي عبارة عن تجهيز جداول عمل لتحديد أوقات الذروة والأوقات الهادئة في مطعم مما يقلل العمالة في الفترات أو المواسم الهادئة.
- استخدام التكنولوجيا ويشمل استخدام الأنظمة حديثة مثل ما تقدمه فودكس من حلول تساعد على تخفيض العمالة دون الإخلال بسير العمل في مطعمك.
- كشك الطلب الذاتي لمطاعم الوجبات السريعة والذي يساعد على تحسين كفاءة الطلبات ودقتها من خلال تمكين العملاء من الطلب ودفع بأنفسهم بسهولة، كما يساعد على إلغاء الطوابير وأخطاء الطلبات دون الحاجة لزيادة عدد العاملين.
- الدفع من الطاولة وهو أحد الحلول المقدمة من فودكس لتوفير تجربة دفع مريحة وسريعة للعملاء، ويُعزز هذا الحل من كفاءة العمليات من خلال تقليل وقت الانتظار وزيادة دوران الطاولات، إلى جانب مزامنة فورية مع الكاشير لتحديث المدفوعات في الزمن الحقيقي.
- شاشة المطبخ هي أداة متطورة، تقدمها فودكس، وتهدف لرفع كفاءة وإنتاجية المطابخ في المطاعم، كما توفر الشاشة تقارير تفصيلية لمتابعة أداء الفريق وتقليل الأخطاء. وتتكامل شاشة المطبخ بسلاسة مع حلول فودكس الأخرى مثل الكاشير والطلب الذاتي، مما يجعلها خياراً اقتصادياً ومثالياً لجميع أنواع المطاعم.
-
تقليل تكاليف الطاقة والمرافق
قد تبدو تكاليف المرافق أمراً لا حل له، ولكن يمكن تحسين كفاءة الاستخدام وتوفير الطاقة دون الإخلال بالجودة المُقدمة، وتساعد الاستراتيجيات التالية على خفض التكلفة وتعزيز الاستدامة البيئية.
- استخدام الأجهزة الموفرة للطاقة ذات الكفاءة العالية في استهلاك الطاقة، مثل أجهزة التبريد والمكيفات. ويساعد الاستثمار في هذه الأجهزة على تقليل الفواتير الشهرية لمطعمك.
- الصيانة الدورية: إجراء صيانة منتظمة للأجهزة والمرافق يضمن عملها بكفاءة ويقلل من استهلاك الطاقة وإهدار المياه.
- استخدام تقنيات توفر المياه وتكشف الأعطال عن طريق تركيب كواشف للتسرب وحساسات لرصد درجات الحرارة في البرادات مما يُساعد على تجنب الهدر وتحسين الاستهلاك.
-
التفاوض مع الموردين
هناك طرق عديدة للحصول على أفضل العروض من الموردين والمقارنة بينهم لتوفير التكاليف، مثل:
- الشراء بالجملة: التفاوض لشراء كميات كبيرة بسعر الجملة للحصول على أفضل الأسعار.
- البحث عن موردين بديلين: يجب مقارنة الأسعار والعروض من الموردين المختلفين مما يساعد على الحصول على أسعار أفضل، كما يمكنك الاشتراك في المنصات الخاصة بالموردين والتي تقارن بين الأسعار من أكثر من مورد في الوقت الفعلي وترسل تنبيهات وعروض التخفيضات مثل كاسو، ويمكنك تنزيل التطبيق من خلال متجر تطبيقات فودكس ودمجه مع نظام إدارة المخزون.
-
تسريع العمليات داخل المطعم
يساعد استخدام التكنولوجيا مثل أجهزة الكاشير المتنقل أو أكشاك الطلب الذاتي على تحسين تجربة العملاء وتسريع سير العمل بما في ذلك عمليات الطلب والدفع والمحاسبة.
كما يمكنك تبسيط قائمة الطعام من خلال تقليل عدد الأصناف وإزالة الأصناف قليلة الطلب من قائمة الطعام، مما يساعد في إدارة المخزون وخفض المصروفات بشكل كبير.
-
التسويق الفعّال من حيث التكلفة
هناك عدة طرق تسويق فعالة وغير مكلفة لأصحاب المطاعم والمقاهي، وذلك باستخدام مواقع التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك وانستجرام وتيك توك وغيرها التي تساعدك على تحديد الفئة المستهدفة لمطعمك والوصول لها دون إنفاق مبالغ طائلة.
يمكنك أيضاً استخدام برامج الولاء لتحفيز العملاء وتشجيعهم على العودة مرة أخرى لمطعمك للاستفادة من النقاط المجمعة والعروض على تطبيق الولاء.
إقرأ المزيد: ما هي أهمية برامج الولاء للمطاعم والمقاهي؟
-
إدارة النفايات
إدارة النفايات من شروط منح التراخيص للمطاعم والمقاهي في العديد من الدول والمدن، وقد تساعدك إدارة النفايات في خفض تكاليف التشغيل وتحسين الإدارة المالية لمطعمك.
للتخلص من النفايات، يمكنك تحليل أكبر مصادرها في المطعم أو المقهى الخاص بك مثل بقايا الأطباق ومخلفات الزبائن وغيرها، إضافة لمراجعة تقارير المخزون ومعرفة أسباب تلف المكونات والتي تقلل من الهدر والإنفاق.
كما يمكنك الانضمام لبرامج إعادة تدوير الطعام والتي تقلل من النفايات مع زيادة الاستفادة منها، والتي قد يتضمن إرسالها للمزارع المحلية للاستفادة منها مما يخفف من تكلفة التخلص منها.
ويمكن أيضاً التعاون مع بنوك الطعام المحلية لتوزيع الأطعمة الصالحة قبل تلفها.
الخاتمة
الإدارة المالية الناجحة وخفض التكاليف ليسا مجرد تحدٍ، بل هما فن ترتيب الأولويات واتخاذ القرارات الذكية. فهما عنصران أساسيان في استمرارية ونجاح أي مطعم أو سلسلة مطاعم، ويجب أن يُؤخذا بعين الاعتبار منذ اللحظة الأولى لتأسيس المشروع—ليس فقط عند مواجهة ارتفاع في المصاريف.
إن تطبيق استراتيجيات خفض التكاليف بشكل مدروس يمكّنك من تقليص النفقات دون التأثير على جودة التجربة، ما يفتح المجال لإعادة استثمار الموارد في تطوير فريق العمل، أو تحسين الأنظمة، أو تعزيز كفاءة العمليات.
ورغم أهمية خفض التكاليف، يبقى الحفاظ على جودة الطعام والخدمة أولوية لا يُمكن التنازل عنها. فالعميل يجب أن يشعر دائماً بأنك تقدم له الأفضل—وليس الأقل. وهذا هو سر كسب ولاء العملاء وضمان استمرارية علامتك التجارية في سوق مزدحم وتنافسي.
إذا كنت تريد حلاً فعّالاً يساعدك في الإدارة المالية لمطعمك، فضلاً عن خفض التكاليف وإدارة المطعم والمخزون وغيرها من العمليات في مطعمك، فنرشح لك التعرف على نظام فودكس لإدارة المطاعم.
